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内勤岗上的多面手

发布日期:2014-01-26 来源: 作者:

——记省局2012年度先进生产工作者、太平洋印务内勤刘尊礼

 

  徐州太平洋印务有限公司作为淮海经济区大型书刊、商务、彩色包装印刷企业,根据生产工艺及管理需要,在业务部设置内勤管理岗。那么内勤工作具体是干什么呢?通俗地说就是负责企业的综合管理工作,主要是处理各种日常管理事务,是公司外部业务与内部生产衔接的关键岗位,工作既细又杂,而且繁琐。

  1998年从南京工程技术学校毕业的刘尊礼,从2002起就进入太平洋印务工作。经过十年印刷多工种的磨砺,他用雷锋的钉子精神刻苦钻研,干一岗爱一岗,逐步成长为精通业务、生产、统计等工作的多面手。如今,他正在内勤管理的岗位上,以“黄牛”的精神诠释着自己的人生。

1 统计工作的高手

  公司印刷业务品种多、工艺复杂,在市场分析、招投标、生产安排、原材料比价等各个环节,需要各种报表进行分析。这些报表的形成往往面临复杂的数据统计,如果仅用传统的方法进行,不仅工作量大,而且从时间和准确性上都难以保障,如何利用计算机把这项复杂的工作做好呢?刘尊礼刚开始时没有任何经验可以借鉴,完全是“摸着石头过河”,常常四处碰壁。然而他没有放弃,在同事们的共同努力下,终于发现解决问题的突破口——利用常用的办公软件中的“宏”功能,自行设计宏程序组合,在数据统计中发挥了重要作用。例如,有些复杂表格中的排序需要人工反复操作,不仅耽误时间而且容易出错,自从设计宏程序后,一切尽在“一键之间”。以前需要两天才能出来的经营报表,现在只需输入原始数据,报表瞬间即可自动生成。

2 标书制作的快手

  印刷产品投标工作往往要求时间紧、数据细,产品繁杂。为了及时、准确地赶制标书,通宵达旦是常有的事,放弃休息在所难免。招投标工作中的重点是价格的核算,一个客户的产品有上百种,上百种产品均要按不同的材料进行核算,如果没有过硬的办公操作技巧,很难在短时间内准确无误地核算出大量的价格。刘尊礼通过不断努力和钻研,目前大客户投标价格的核算,只需在变动原材料的价格基础上,直接快速自动生成产品价格。

3 一岗多职的能手

  身在内勤岗位,刘尊礼常常承担多个角色,跑市场时是业务员,为客户提供报价、沟通订单细节;在办公室时既是开单员,又是勤杂工;车间忙需要人手时是一名生产一线员工;跟车送货时就变身为搬运工和协调员。

  刘尊礼作为公司派往客户现场的唯一代表,需要协助卸车、堆码、过数、送检,同时也要与客户进行沟通,以准确掌握产品改进的要求,顺便催要货款。

  刘尊礼每次跟车送货到客户处,都要去车间看看他们的生产情况,了解客户的生产计划,以便回公司制订相应的业务计划。偶尔有客户对产品不满意而发出指责,他总是报以微笑,同时又耐心解释,做好协调工作,让客户通过对自己的相信,达到对公司的信任。

  2012年公司印制淮北工程研究院样本,烫金效果与客户协议稍有出入。公司派刘尊礼跟车送货,底限是要求拿回余款。因产品总重达2t,每件近30kg,按协议是由客户方负责卸货。到达现场后,客户方并没有提前安排,临时又找不到人手。刘尊礼决定自己动手并送到四楼客户办公室,他用自己的行动表达出真诚。客户面对满头大汗的他并未说一个不字,余款也顺利拿到。

4  质量风险的“阻击手”

  刘尊礼在不断提高工作技能的同时,也把自己的一些成功经验、操作步骤等录制成教学视频供其他人员参考,帮助其他同志少走弯路。为了能够更加提高工作效率,他建立了自己工作计划“屏幕”,按全面质量管理(PDCA循环管理)的要求实施。

  为了规避市场风险,重要客户的订单、资料全部扫描存档,放置共享区域,方便及时查询。目前生产单、送货单、制版单均实现数据共享、单据标准化处理,数据能共享并能共同维护。除此之外,他还将文字化的管理规定数据化,建立了到账考核系统(提醒业务员及时催要货款)、客户分类系统(自动根据数据判断出客户所属等级,以便公司决策层对该客户进行判断)、运输管理费用审核平台(可按客户、按时间段、司机等方式得出运输费用比例结构)、业务共享工作平台(快速直达工作接点),合同评审电子平台(利用传真服务器的电子签章功能进行随时随地的无纸化合同评审)。

  公司作为徐州市政府采购定点印刷企业,刘尊礼开发相应程序应用于价格及成本等方面的核算,在2013年度采购中心复核时,成为唯一一家没有问题的厂家,受到有关领导和专家一致好评。

  作为一名党员,刘尊礼同志时刻谨记宗旨,不管遇到任何艰难险阻,他都义无反顾,正视工作中遇到的新问题、新情况,不回避、不躲避,积极面对,迎难而上,真正做到坚定不移,开拓创新。他开发的这些管理数据化程序,促进了公司管理的规范化、标准化,除了应用于内勤管理,还被延伸应用于生产、仓储等各个部门和环节,公司内部管理效益得到整体提升。

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